Online, hibrit toplantılar ve yüz yüze toplantılar hakkında tartışmalar devam ediyor. Hangisinin daha etkili olduğu ve neden olduğu konusunda herkesin bir fikri bulunuyor. Ancak burada akla getirilmesi gelen ilk soru toplantılarınız ne kadar etkili?
Toplantıların, pandemiden çok önce bile sürekli olarak etkinliği sorgulandı. Pandeminin aslında burada, bazı etkileri oldu. Özelikle güvenlik konusuna ilk etapta pek fazla kurum ve kişi dikkat etmedi.
Birçok tercih ettikleri araçlara (Zoom, Teams vb.) balıklama giriş yaptı. Bir süre sonra da aynı şeyler standartlaşmaya başlayınca bu da bazı problemleri ön plana çıkmaya başladı. Bunların başında katılımcıların kameralarını kapatmaları veya sesi kapatmaları örnek verilebilir.
Çeşitli sektörlerden 182 yöneticiyle anket gerçekleştiren Kuzey Karolina Üniversitesi araştırmasına göre:
Yöneticilerin,
- %65’i toplantıların işlerini tamamlamalarını engellediğini söylemiştir.
- %71’i toplantıların verimsiz ve verimsiz olduğunu söylemiş,
- %64’ü ise toplantıların düşünme sistematiğini zorladığını söylemişlerdir.
Günümüzde toplantılara endişeyle bakılıyor ve tam bir zaman kaybı olarak görülüyor. Ayrıca çalışanların işlerini gerçekten yapmak için zaman bulma stresine de neden oluyor. Bu konuda ki yanlış zaman yönetimi ise, kuruluşlara her yıl milyarlarca dolara mal oluyor; bu da güvenlik ve kalite sorunlarına, zaman kaybına, hastalık sürelerinin uzamasına ve stres ve tükenmişlik seviyelerinde artmaya neden olmaktadır.
Toplantılarla ilgili stres söz konusu olduğunda, dikkate alınması gereken birkaç şey vardır:
- Tüm toplantılar gerçekten önemli ve gerekli mi?
- Değilse, hangi toplantılar ertelenebilir veya iptal edilebilir?
- Hedefe ulaşmanın toplantı yapmak dışında başka yolları var mıdır?
Pandeminin en yoğun olduğu dönemde bilgi sürekli değiştiğinden, bazı kuruluşlar herkesin gerekli iletişimi anında aldığından emin olmak için tüm iş gücüyle günlük toplantılar yapmaya başladı. Bu çaba, personelin korku ve endişesinin bir kısmını hafifletmeye yardımcı oldu. Ancak işler düzelip daha yönetilebilir hale geldiğinde toplantılar devam etti. Peki, neden?
Forbes dergisinin yakın tarihli bir makalesinde, bazı kuruluşlar toplantı ihtiyacını değerlendirmeyi süreçlerinin bir parçası haline getiriyor. Makaleye göre, yazılım platformu GitLab, yıllık “toplantı temizleme” günlerine sahiptir ve bazı ekiplerin toplantı sürelerini büyük ölçüde azltmıştır. Yazılım firması Asana, “kıyamet günü” adını verdikleri bir süreç kullanarak bazı çalışmalar yaptı. Çalışanların hangi sürekli toplantıların değerli olduğunu gözden geçirmesini ve ardından bir zaman planlaması yapması esasına dayalı bu sürecin sonucunda toplantı sıklığı verimli bir prosese dönüştürülmüştür.
Toplantılarla ilgili dikkat edilmesi gereken bir diğer husus ise:
- Etkili bir şekilde yönetiliyorlar mı?
- Çalışanlarınız kolaylaştırıcılık konusunda eğitim aldı mı?
Çoğu toplantı etkin bir şekilde yönetilmez veya kolaylaştırılmaz. Aynı Forbes makalesinde, HP’nin Kuzey Amerika Genel Müdürü Stephanie Dismore, “Ekibime ‘Hedef yok, katılım yok’ diyorum. Net bir hedef yoksa, “Toplantıyı reddediyorum” diyor. Eğer bu toplantı önemliyse, ekibim bana bir hedefle takvimime geri dönecektir.”
Engellenme hayatın bir parçasıdır, ancak hayatımızda etkisiz toplantıların yarattığı bazı gereksiz hayal kırıklıklarını ortadan kaldırmaya yardımcı olabilirsek, asıl soru neden olmasın?
Tack TMI Toplantı Yönetimi eğitimi ile ihtiyacınız olan zamanı en iyi şekilde yönetirsiniz. Eğitim programlarımızla bir uzmanımızla hemen görüşün.
