Uzaktan Çalışmada Etkin Performans Yönetimi

Amerika’da okurken okulda çok sevdiğim profesörlerimden biri bana bir teknoloji firmasının İnsan Kaynakları Departmanında uzun dönemli staj yapmam için referans olmuştu. Daha sonraları çok seveceğim İnsan Kaynaklarına biraz tereddütlü girişim bu şekilde oldu. Bu şirkette bir seneye yakın çalıştıktan sonra Türkiye’ye dönerek kariyerimi bu alanda geliştirdim. Yirmi seneyi aşkın bir süredir de İK’nın her alanında yer alarak uzmanlıktan yöneticiliğe doğru uzanan bir çizgide sürekli gelişerek ve ilerleyerek devam ediyorum. İK Direktörü olarak çalıştığım en son şirketin İK alt yapısını kurduktan sonra, şirket içi koçluk çalışmalarıma da paralel olarak, Global’de yürütülen Liderlik Gelişim Programlarında eğitmen olarak görev aldım. Bu son dönemde ise koçluk ve eğitim işlerine hız vererek kendi danışmanlık hikayemi başlatmaya karar verdim.

Bütün bu söylediklerime paralel olarak, İK’da en çok neyi seversin, diye sorarsınız benim için birinci sırada bir çalışanın potansiyelini en üst seviyeye çıkartmasına ve kendini geliştirmesine destek olmak, dolayısıyla da kişinin kendi kariyer gelişimiyle birlikte şirketin büyümesine katkı sağlamasına yol açmak diyebilirim. Bu da doğru bir performans yönetim sistemi oluşturmaktan, doğru gelişim planlarını uygulamaktan ve çalışanın motivasyonunu yüksek düzeyde tutmaktan geçer.

Pek çok yerli ve yabancı firmanın uzaktan çalışmayı desteklediği bu dönemde çalışanların performansını sanal ortamda ve uzaktan ölçümlemek bazı yöneticiler için kolay olmayabiliyor.

Aynı şekilde çalışanlar da bazı zorluklar yaşıyorlar. Nedir bu zorluklar ve nasıl aşabiliriz?

• İletişim sorunu: Yönetici ve çalışanlar, çalışma ortamında rutin olarak tekrarlanan bire bir görüşmelerin olmamasını yadırgayabiliyorlar. Yöneticinin belirli beklentileri karşı taraf için anlaşılır ve net olmayabiliyor. Bunun sonucu olarak da yanlış anlaşılmalar, çatışmalar ve alınganlıklar oluşabiliyor. Özellikle etkin iletişimin temelinde %55 beden dili, %38 ses tonu ve sadece %7 kelimeler olduğunu düşünürsek bir yöneticinin kuru ve kısa bir iletişim kullanarak uzaktan çalışan bir ekibe gerekli etkiyi yapması mümkün gözükmüyor. Yine iletişimle ilgili bir sorun; yeni veya genç bir çalışan için pek çok kişinin bir arada olduğu web üzerinden yapılan bir toplantı her zaman etkin olmayabiliyor, çalışan istediği soruları soramıyor, sesini yeterince duyuramıyor ve daha az katılım sağlayabiliyor. Bu da onun genel performansını ve motivasyonunu etkileyebiliyor.
• Yöneticinin kontrol isteği: Yönetici bir sorunun farkına varıp anında müdahale etmek istiyor ancak sanal çalışma ortamında bazı şeyler gözden kaçabiliyor ya da kontrolü sağlanamayabiliyor. Ayrıca yöneticinin çalışana güvenmesi de çok önemli, çünkü özellikle Z jenerasyonu için çok yakın kontrol (micromanagement) motivasyonu düşürebiliyor. Yöneticinin çalışana iş saatleri içerisinde her şekilde ulaşabilmesi çok önemli, aynı şekilde çalışanın da yöneticiye rahatça erişebilmesi gerekiyor.
• Verimliliğin azalması: Evden çalışma esnasında çalışanın kolayca dikkati dağılabiliyor. Bunun sebebi evdeki çocuklar, genel ev halkı, evde yapılacak pek çok aktivitenin olması (ev işleri, TV, video oyunları, sanal alışverişler, Netflix vs) sayılabilir. Çalışanın kendi başına çalışma disiplinine sahip olması ve zaman yönetimi becerisi burada önem teşkil ediyor. Bazen özellikle deneyimsiz bir çalışanın yöneticiye bir sorunu gösterip çözüm için müdahalesini istemesi, uzaktan çalışma ya da sanal ortamda zor ve zaman alıcı olabiliyor. Çünkü çalışana bir problemin çözümünü yüz yüze hızlı bir şekilde göstermek yerine bu kişiyle uzun uzun video-konferans yapmak gerekebiliyor.
• Mümkünse toplantıyı görüntülü yaparak kendi vücut dilini kullanması ve ekiptekileri rahatça gözlemlemesi
• Yanlış anlaşılabilecek ve suçlayıcı ifadeler kullanmaktan kaçınması, daha motive edici ve enerji verici bir sesle konuşması
• Ekipte katılımı az olan kişileri toplantıya dahil etmesi, onlara sorular sorarak konuların anlaşıldığını kontrol etmesi
• Toplantıda açık iletişime önem vermesi, herkesin rahatça yorum yapabildiği ve soru sorduğu bir ortam yaratması
• Dijital beyaz tahta (Microsoft Whiteboard), Zoom, Teams gibi dijital toplantı platformu ve ürünlerini etkin bir şekilde kullanabilmesi
• Sanal ortamda ekip çalışmaları ve projeleri ön plana çıkararak ekip içi ve ekipler arası iş birliğinin artmasını sağlaması
• Departmanın hedeflerinin ve aylık/yıllık ana performans göstergelerinin belirtilerek durum değerlendirmelerinin yapılması
• İK ekibiyle iş birliği yaparak arada bir sanal ortamda eğlenceli aktivitelerin düzenlenmesinin sağlanması

• Sosyal etkileşimin azalması: Özellikle Z kuşağı için ofis ortamı kendi yaşıtlarıyla sosyal iletişimde oldukları, aktivite yaptıkları ve eğlendikleri bir ortam. Uzaktan çalışan pek çok kişi bu sosyal iletişimden uzak olduklarında kendilerini yalnız hissettiklerinden yakınıyorlar. Bunun sonucu olarak aidiyet duygusu kaybolabiliyor, kendilerini ekibin bir parçası hissetmemeye başlıyorlar ve bu süreç performans düşüklüğü ile şirketten ayrılmaya kadar gidebiliyor.Bu sorunları nasıl giderebiliriz?Bu sorunların çoğu için öncelikle etkin bir sanal performans sisteminin oluşturulması ve yöneticinin iletişim becerilerini de kullanarak bu sistemi aktif hale getirmesi gerekir.Yöneticinin çalışanlardan ne beklediğini çok açık ve net bir şekilde iletmesi çok önemlidir. Bu beklenti ve hedeflerin içerisinde çalışma prensiplerinden başlayarak etik değerler; şirketin genel hedefleri, vizyonu ve misyonu; departmanın yapacağı rutin işler ve takip mekanizmaları; departmanın hedef ve projeleri ve her bir çalışanın ulaşması beklenen hedeflerin Ana Performans Göstergelerinin (KPI) oluşturulması gibi konular yer alabilir. Çalışma prensiplerinin netleşmesine bir örnek vermek gerekirse; yönetici uzaktan çalışan ekibe öncelikli olarak iş saatlerini ve esnek çalışma düzeninde hangi saatlerin esas olduğunu ve dolayısıyla bu saatlerde mutlaka online olunması gerektiğini, iş saati içerisindeki esnek saatlerde ise mutlaka ulaşılır olmaları gerektiğini hatırlatır. Ortak yapılacak toplantı saatleriyle bire bir yapılacaklar netleştirilip takvimlere işlenir. Burada çerçeve net bir şekilde çizilmiştir.Bir yöneticinin ekipleriyle sanal ortamda haftada en az bir kere toplu şekilde görüşmesi, günlük rutin görüşmeler haricinde yine haftada bir mutlaka yapılandırılmış bire bir görüşmeler yapması gerekir. (Çevik yapılarda zaten proje ekiplerinin günlük bazda kısa toplantılar yapması olağandır ve bu toplantıları sanal ortamda rahatça yapabilirler.)

Bire bir toplantılarda yöneticinin dikkat etmesi ve üzerinde durması gereken bazı önemli noktalar:

• Çalışanın motivasyonunu ne durumda? Evde kalmaktan sıkılmış mı, kendini yalnız mı hissediyor? Yöneticinin düşük bir motivasyonda olan çalışanının ana sorunlarını anlayarak koçluk yapması gerekebilir.
• Evde rahat bir çalışma sistemi var mı (teknolojik, lojistik ve ekipman olarak)? Eğer bu konularda desteğe ihtiyacı varsa yöneticinin nasıl destek olabileceğini belirtmesi gerekir. Örneğin, internet bağlantısıyla ilgili şirketin politikası çerçevesinde IT ekibiyle konuşup daha iyi bir bağlantının çalışana sağlanması gerekebilir.
• Yöneticinin özellikle kontrol etmesi gereken bir konu da şu; çalışan bir işi evden yaparken daha uzun veya zahmetli mi, yoksa aynı kalite ve hızda yapabiliyor mu? Eğer daha uzun ve zahmetli oluyorsa burada çalışanın zaman yönetimi yetkinliğinden teknolojik sorunlara kadar problemin tam ne olarak ne olduğunun anlaşılması ve buna göre yöneticinin destek olması gerekebilir.

Performansla ilgili olarak:

• Mutlaka yaptığı işle ilgili çalışana çok sık geri bildirimde bulunmak, özellikle uzaktan çalışmada büyük önem taşımaktadır.
• Çalışan ile birlikte şirketin ve departmanın hedeflerine paralel SMART(ER) (specific: belirli, measurable: ölçülebilir, achievable: ulaşılabilir, relevant: ilgili, amaca hizmet eden, time-bound: zamanlaması olan, evaluated: sıkça takip edilip değerlendirilen, reward/review/readjust: gerektiğinde yeniden gözden geçirilen ve/veya ödüllendirilen) hedeflerin ve anahtar sonuçların (OKR) belirlenmesi ve bunların iş ve zaman takibinin yapılması

Çevik Yönetim anlayışına paralel yeni Performans Yönetim sistemleriyle ilgili olarak son birkaç söz:

• Özellikle performans sisteminizin dijital ortamlarda (hatta akıllı telefon üzerinden) rahatça erişilir ve kolay kullanılabilir olmasını sağlayın.
• Eski tarz uzun ve yorucu yıllık performans değerlendirmeleri yerine şu anda çok daha hızlı ve sık yapılan (3 aylık sürelerde ya da proje bitişinde) kısa ama etkin değerlendirmeler ön plana çıkıyor. Yani çalışanı o anda yaptığı proje üzerinden ve pek çok kişinin değerlendirebildiği dijital platformları kullanmak yılda bir kere sadece yöneticinin yaptığı değerlendirmelerden çok daha verimli ve motive edici.
• Çalışanı takım arkadaşları ve hatta müşterilerinin değerlendirdiği 360 derece değerlendirmeler çok daha etkin ve çalışana yol gösterici oluyor.
• Yöneticinin çalışana sık sık geri bildirimde bulunması, hem pozitif hem de geliştirmesi gereken noktaları yapıcı bir şekilde aktarması yine oldukça önemli.
• Yukarıda bahsedilen OKR hedefleme sistemi (yani hedef ve ana sonuçlar) ve SMARTER (yani değerlendirilen ve gözden geçirilip/ödüllendirilen eklendi) hedefler de yeni performans sistemlerinde önemli rol oynuyor.Çevik Yönetim anlayışına paralel yeni Performans Yönetim sistemleriyle ilgili olarak son birkaç söz:
  • Özellikle performans sisteminizin dijital ortamlarda (hatta akıllı telefon üzerinden) rahatça erişilir ve kolay kullanılabilir olmasını sağlayın.
  • Eski tarz uzun ve yorucu yıllık performans değerlendirmeleri yerine şu anda çok daha hızlı ve sık yapılan (3 aylık sürelerde ya da proje bitişinde) kısa ama etkin değerlendirmeler ön plana çıkıyor. Yani çalışanı o anda yaptığı proje üzerinden ve pek çok kişinin değerlendirebildiği dijital platformları kullanmak yılda bir kere sadece yöneticinin yaptığı değerlendirmelerden çok daha verimli ve motive edici.
  • Çalışanı takım arkadaşları ve hatta müşterilerinin değerlendirdiği 360 derece değerlendirmeler çok daha etkin ve çalışana yol gösterici oluyor.
  • Yöneticinin çalışana sık sık geri bildirimde bulunması, hem pozitif hem de geliştirmesi gereken noktaları yapıcı bir şekilde aktarması yine oldukça önemli.
  • Yukarıda bahsedilen OKR hedefleme sistemi (yani hedef ve ana sonuçlar) ve SMARTER (yani değerlendirilen ve gözden geçirilip/ödüllendirilen eklendi) hedefler de yeni performans sistemlerinde önemli rol oynuyor.
• Evden çalışma, yöneticilerin liderlik özelliklerini çok daha fazla kullanmalarını gerektiren ve aslında etkin bir şekilde yapıldığı zaman verimlilik sağlayan bir çalışma şekli olarak hayatımıza yerleşti.Performans değerlendirme süreçlerinizde sizlere katkıda bulunmak isteriz. Turkey@tacktmiglobal.com mail adresinden bize ulaşmanızı öneririz.Mina Kuseyrioğlu

Tack TMI Türkiye Eğitim Danışmanı | ICF Certified Coach